دوازده شرط اخلاقی فن ویراستاری را می‌توان این‌چنین برشمرد: وجدان کاری، انصاف، تواضع، قاطعیت، خوش‌قولی، برخورد نیک، حوصله، فداکاری، نظم و انضباط، پرهیز از بخل و حسادت، پرهیز از وسواس، پرهیز از عمل سلیقه‌ای.
برای موفقیت در هر علم و فنی باید شرایط آن را کسب کرد و راه‌ورسم آن را به‌درستی شناخت. ویراستاری نیز از جملهٔ فنونِ مرتبط با چرخهٔ پژوهش، نگارش و نشر است که انجام‌دادنِ صحیح آن به چهار شرط نیاز دارد: علمی، فنی‌ذوقی، جسمی و اخلاقی. با شرایط علمی و فنی برای ورود به کار آماده می‌شود و با ذوق خود آن را طراوت می‌بخشد، با شرایط جسمی، تاب و حوصلهٔ مستمرِ این شغل طاقت‌فرسا را پیدا می‌کند و می‌تواند به‌صورت حرفه‌ای و تمام‌وقت بدان مبادرت ورزد و با شرایط اخلاقی، موفقیت خود را کامل می‌کند.
همهٔ این شرایط، کامل‌کنندهٔ یکدیگرند و در صورتِ نبودِ یکی، دیگری کم‌رنگ و بی‌اثر می‌شود. شرایط علمی و فنیِ ویراستار را در فرصتی دیگر خواهیم گفت. اکنون شرایط اخلاقی را برمی‌شمریم.
۱. وجدان کاری
برخی از نویسندگان نوشته‌های خود را پس از ویرایش نمی‌خوانند و یا اگر هم بخوانند، در همهٔ سطرها و صفحه‌ها دقت نمی‌کنند. بعضی از آن ها نیز در قید حیات نیستند و وارثانشان و یا متولیان نشر، به‌درستی در فضای کار نیستند و به چندوچونِ موضوع آگاهی ندارند. بدین رو ویراستار را فردِ امینی می‌شمارند که با دقت، همهٔ اثر را مطالعه و تصحیح می‌کند. پس وجدان کاری ویراستار به او حکم می‌کند که کار خود را با دقت به انجام رساند و از عجله، سهل‌انگاری و بی‌دقتی بپرهیزد. بعضی از کتاب‌های پرغلط که اکنون در بازار کتاب موجود است، نتیجهٔ همین بی‌دقتی‌ها و فاصله‌گرفتن از وجدان علمی و اخلاق است.
۲. انصاف
در هر شغل و رشته‌ای، انصاف پسندیده است. ویرایش نیز اکنون شغل مهمی شده که همه یا اکثر مؤسسه‌های پژوهشی و انتشاراتی به آن توجه کرده‌اند و در آن، تعرفه، قیمت‌گذاری و قراردادِ پولی و مالی مطرح است. دقت در کلمه یا صفحه‌شماری، تعیین قیمت‌های منصفانه و ارائهٔ کار متناسب با قیمت، اموری است که ویراستار باید به آن‌ها توجه کند.
شک نیست که این انصاف، طرفینی است؛ یعنی ناشر یا مؤلفی هم که اثر خود را به ویراستار می‌سپارد، باید توجه کند که ویراستار، مخصوصاً ویراستاران اهل قلم و پژوهش، بنا به ضرورت‌هایی، علم و فن و هنر خود را در اختیار مؤلف می‌گذارد و چونان مشاوری امین و دل‌سوز، به ارائهٔ بهتر و مطلوب‌تر کتاب کمک می‌کند؛ پس باید حق او را ادا کند.
۳. تواضع
ویراستاری که به‌شکل حرفه‌ای امر ویرایش را دنبال می‌کند، باید توجه کند که به شغل و پیشه‌ای وارد شده که عموماً با انسان‌های فرهیخته و اهل فرهنگ روبهروست. مؤلف، بررسی‌کنندگان اثر، همکارانِ سازمان ویرایش، مسئولان پژوهشکده، مجموعهٔ کارکنان نشر و خودِ ناشر، افرادی هستند که با تواضع و فروتنی علمی می‌توان با آن‌ها ارتباط برقرار کرد. در این میان، رابطهٔ نویسنده و ویراستار بسیار مهم است. دیده شده که در این خصوص، تنش‌ها و نزاع‌ها و دل‌خوری‌هایی به وجود آمده که ریشهٔ آن‌ها در غرور و دورشدن از تواضع بوده است.
ویراستار، اگر اهل قلم و پژوهش نیز باشد، باید توجه کند که در هنگام ویرایش اثر، ویراستار آن کتاب است، نه نویسندهٔ آن. او نباید با نویسنده رقابت، یا از سرِ غرور و تکبر با او بحث کند. در هنگام طرح اشکال‌ها، شیوهٔ بیان و برخورد ویراستار باید به‌گونه‌ای باشد که شائبهٔ حسادت و سبک‌کردن مؤلف در آن نباشد.
۴. قاطعیت
درست است که ویراستار نباید مغرور و متکبر باشد؛ ولی در عین حال نباید قاطعیت را از کف نهد. ویراستاری که از طرح دیدگاه‌های خود هراس دارد، نمی‌تواند کتاب را به‌درستی سامان بخشد.
باید توجه داشت که نحوهٔ قاطعیت به‌خرج‌دادن در موقعیت‌ها و شرایط مختلف، فرق می‌کند: گاهی که برای مؤسسه و سازمان ویرایشی و یا پژوهشی با شیوه‌نامهٔ ویرایشی خاص به‌ویژه در مسائل صوری و فنی کار می‌کنیم، باید دستورالعمل‌های آن‌ها را رعایت کنیم و در برابر اصرار مؤلف برای اعمال نظرهای شخصی، قاطعیت داشته باشیم. اما اگر کاری بیرون از سازمان و پژوهشکده باشد و مؤلف دیدگاه‌های خاصی در زمینهٔ رسم‌الخط، نشانه‌های سجاوندی و یا مسائل دیگری از این دست دارد، قاطعیت ما در عوض‌کردن نظرهای او بی‌مورد است. البته می‌توانیم دیدگاه‌های خود را به او منتقل کنیم؛ ولی جای اصرار نیست.
۵. خوش‌قولی
نویسنده‌ای که موضوعی را برای نوشتن انتخاب می‌کند و ناشری که بر روی آن سرمایه‌گذاری می‌کند، مسلماً زمانِ خاصی را برای طرح موضوع و یا برگشتِ سرمایه در نظر گرفته‌اند. بسیاری از کتاب‌ها موضوعاتی دارند که در زمانِ خاصی می‌توان به فروش آن‌ها اطمینان داشت؛ بدین رو مسئلهٔ زمان در نشر اهمیت می‌یابد. مسلماً نویسنده و ناشر برای هریک از مراحل مختلف نشر، از ویرایش گرفته تا حروف‌چینی و غلط‌گیری، صفحه‌بندی و سپس طراحی و فیلم و زینگ و چاپ، زمان خاصی در نظر گرفته‌اند. بنابراین ویراستار باید به زمان توجه کند و در هنگام تحویل‌گرفتن کتاب، با بررسی دقیق، زمانِ تحویل‌دادنِ مشخصی را با چند روز انعطاف اعلام کند.
برخی ویراستاران به این انگیزه که می‌خواهند اثری را به‌جد و عالی ویرایش کنند، زمان تحویل‌دادن را چند ماه و گاهی چند سال به تأخیر می‌اندازند! حال آنکه اگر اثری هرقدر هم عالی ویرایش شود، همین که دیرتر از زمان خود به بازار آید، کهنه شده و کار و سرمایه‌ای که برای آماده‌سازی و نشر آن صرف گردیده، به هدر رفته است.
۶. برخورد نیک
برخوردها با نویسنده‌های مختلف فرق می‌کند: با برخی از آن‌ها مطالبی را می‌توان در میان گذاشت که با نویسنده‌های دیگر نمی‌توان. پس ویراستار باید به خلق‌وخویِ نویسندگان هم توجه کند و به‌گونه‌ای رفتار نماید که در آنان، واکنش نامطلوب برنینگیزد. ویراستار باید حریم‌ها را رعایت کند و حدود خود را بشناسد. اینکه اثری را برای ویرایش به ویراستار سپرده‌اند، معنایش این است که اشکال‌ها و خطاها را اصلاح کند و خلأها را گوشزد نماید؛ ولی نباید خطاها را به رخ نویسنده بکشد و دائماً ضعف‌های او را عمده نماید. جریحه‌دارساختنِ عزت‌نفس صاحب‌اثر، امری است که به روابط نویسنده و ویراستار لطمه می‌زند و صمیمیت‌ها را از بین می‌برد.
صاحبان قلم در برابر کارهایی که ویراستار انجام داده و زحماتی که متحمل شده، دو نوع برخورد دارند: برخی شاکرند و قدرِ زحماتی که بر روی کارشان انجام شده می‌دانند؛ اما بعضی مغرورند و حتی کارهای خوب را مشکل می‌پذیرند. وظیفهٔ ویراستار آن است که از نرم‌خوییِ گروه اول سوءاستفاده نکند و با اخلاق گروه دوم مدارا نماید.
۷. حوصله
ویرایش کار پرزحمتی است و ویراستار باید در کتاب‌ها که به‌مثابهٔ باغ‌ها و دشت‌های پرفرازونشیبی هستند، به‌دفعات رفت‌وآمد کند و آن را برای دیدار خوانندگان و خوش‌منظره‌ساختن و چیدن محصول آماده نماید. چنین کار پرمشقتی، مستلزم داشتن حوصلهٔ کافی است. دیده شده ویراستارانی با علم و دانش بالا و ذوق هنری خوب، به‌سبب بی‌حوصلگی، ویرایش‌های ضعیفی را انجام داده‌اند و به‌تدریج چراغ ذوقشان کم‌سو شده و سرانجام دست از این کار کشیده‌اند.
۸. فداکاری
انگیزه‌های ویراستاران از توجه به حرفهٔ ویرایش مختلف است: برخی دغدغهٔ معاش دارند، بعضی معاششان شغل دیگری هم اداره می‌شود اما از سر علاقه به این کار می‌پردازند و عده‌ای هم ترکیبی از علاقه و معاش است. این هر سه گروه، با فداکاری تلاش می‌کنند که آثار مکتوب، با کیفیت بهتر به دست خوانندگان برسد.
این فداکاری در آن دسته از ویراستارانی که خود اهل قلم و پژوهش‌اند، بیشتر دیده می‌شود. اینان به‌انگیزهٔ بهسازی فضای نشر و فرهنگ و علاقهٔ فراوان به عرضهٔ بهتر کتاب‌ها، نیمی از کارهای خود را وامی‌نهند و به کار ویرایش مشغول می‌شوند. ویراستاران باید دستهٔ اخیر را الگوی خود سازند و بدانند در راهی گام گذاشته‌اند که فداکاری می‌طلبد و گمنامی، اصل رایج و پذیرفته‌شدهٔ آن است. او باید نیک بداند دایه‌ای است که سهم مهمی در پرورش فرزندانی دارد که از آنِ شخص دیگری است.
۹. نظم و انضباط
هر کاری با نظم سامان می‌گیرد و دوام می‌یابد. در امر ویرایش نیز این صفت، ویراستار را موفق می‌کند. او با انبوهی از برگه‌ها در قطع‌های کوچک و بزرگ، یادداشت‌های ریزودرشت، نوشت‌افزارها به اضافهٔ کارهای متفرقهٔ اداری و نیز امور مختلف منزل و درس‌وبحث بچه‌ها و شاید کارهای پژوهشی خود و یا تدریس شخصی‌اش روبهروست. آنچه او را در برابر این حجم انبوه کارها موفق می‌کند، نظم است. گاه گم‌شدن یک یا چند برگه، روزها و هفته‌ها روند نشر یک اثر را متوقف می‌کند.
در موارد متعدد دیده شده که به‌سبب همین بی‌نظمی و سهل‌انگاری، کتاب‌هایی از دست رفته‌اند و صورت ویرایش‌شدهٔ یک اثر، مفقود گشته و ضررهای مادی و معنوی بسیاری به مؤلف و ناشر وارد آمده است.
انضباط در تنظیم وقت نیز بسیار مهم است. ویراستارانی که نظم زمانی ندارند و بدون توجه به زمان و توان خود، وعده می‌دهند، به اعتبار خود لطمه می‌زنند و چرخهٔ نشر را نیز دچار کُندی می‌کنند.
۱۰. پرهیز از بخل و حسادت
این دو صفت در هرکس با هر شغل و پیشه‌ای باشد، مذموم است. در حرفهٔ ویرایش نیز ویراستار نباید به علم و دانش مؤلف و نیز شهرتی که او پس از نشرِ آثارش با زحمات ویراستاران و گروه نشر به دست آورده، حسادت ورزد. ویراستار خصوصاً اگر پژوهشگر و اهل قلم باشد، گاهی به‌خوبی حس می‌کند که شهرت مؤلف مدیونِ طرح‌ها و پیشنهادها و نیز کارهایی است که او بر روی اثرش انجام داده؛ اما تنها ردّپایی که از اوست، در شناسنامهٔ کتاب است که نامش آمده و یا در پیش‌گفتار از او تقدیر شده است. ازاین‌رو گاهی نفْس او را برمی‌انگیزد که به‌نوعی مؤلف را در جایی با قلم یا زبانش کم‌اعتبار کند و همهٔ زحماتش را به رخ بکشد و آزار برساند. این کار، اخلاقی نیست؛ چراکه خودِ ویراستار از ابتدا انجام‌دادن چنین کارهایی را پذیرفته و از کمّ‌وکیف کار مطلع بوده است.
از سوی دیگر، ویراستار نباید بخل بورزد و از مشورت‌دادن به مؤلف و ارائهٔ پیشنهادهای مؤثر و مطلوب، سر باز زند. اگر جمله‌های قشنگ و عبارت‌های زیبا به ذهنش می‌رسد یا منابع و کتاب‌هایی را می‌شناسد، باید سخاوتمندانه در اختیار مؤلف قرار دهد. انگیزهٔ این کار همانا ایجاد فضای مناسب و جذاب برای ارائهٔ آموزه‌های دینی، علمی و فرهنگی است.
۱۱. پرهیز از وسواس
وسواس نوعی بیماری روانی است که برخی افراد در زمینه‌های گوناگون به آن مبتلا می‌شوند. در عرصهٔ پژوهش، ویرایش و نشر هم پاره‌ای ویراستاران، گرفتار آن‌اند. مرورهای چندبارهٔ جمله‌ها و واژه‌ها و عوض‌کردن شکل پانوشت‌ها و یا جابه‌جایی سجاوندی‌ها نشان از بیماری وسواس است.
ایزابل زیگلر در کتاب هنر نویسندگی خلاق می‌نویسد: «گوستاو فلوبر تمام صبح را وقت صرف می‌کرد که یک ویرگول را در جای خود قرار دهد و تمام بعدازظهر همان روز را صرف می‌کرد تا آن را بردارد.» این عمل هرچند دقت فراوان نویسنده را نشان می‌دهد، حاکی از گرفتارشدن او به بیماری وسواس نیز هست.
این بیماری، ویراستار را به‌شدت رنج می‌دهد و عملِ ویرایش را با کندی روبه‌رو می‌سازد.
۱۲. پرهیز از عمل سلیقه‌ای
سبک و ذوق مؤلفان و مترجمان، متفاوت است و همین تفاوت، میدان را برای بروز سلیقه‌ها باز می‌کند. ویراستاران نیز در جنبه‌های صوری، نگارشی و ترجمه‌ای، سلیقه‌های گوناگون دارند. اما باید چاره‌ای اندیشید که این سلیقه‌ها به هرج‌ومرج و بی‌ضابطگی نکشد. برای این کار، توجه به نکته‌های زیر لازم است:
الف. هر مؤسسهٔ پژوهشی و انتشاراتی برای خود، شیوه‌نامهٔ صوری و فنی تهیه کند. با این شیوه‌نامه، تعدد سلیقه‌ها لااقل در یک مؤسسهٔ خاص از بین می‌رود و میان ویراستاران صوری / فنی وحدت‌رویّه به وجود می‌آید.
ب. در زمینهٔ نگارش و شیوهٔ بیان، تعدد سبک‌ها و سلیقه‌ها مذموم نیست؛ بلکه پسندیده نیز هست و اساساً نمی‌توان در این عرصه، سبک واحدی را تحمیل کرد. منتها به این نکته باید توجه کرد که نویسندگان عموماً به ذوق خود متکی‌اند و در هنگام نگارش، به قواعد دستوری، توجه دقیق ندارند؛ پس وظیفهٔ ویراستار است که در عینِ حفظ سبک، غلط‌های دستوری و نگارشی را اصلاح کند.
این قواعد در کتاب‌های دستورزبان و نیز برخی از کتاب‌های معتبر که غلط‌های مشهور را بازنمایانده‌اند، جمع‌آوری شده است. اجماع ویراستاران یک مؤسسه بر معتبرترینِ این کتاب‌ها، سلیقه‌هایشان را به هم نزدیک و از پراکندگی جلوگیری می‌کند.
